Kanban pessoal

“Kanban pessoal”. O nome, claro, faz referência ao conceito japonês que o inspirou - um processo de fabricação just-in-time desenvolvido na Toyota no final da década de 1940. James Benson, um ex-planejador urbano baseado em Seatle, adaptou o sistema para reduzir a sobrecarga emocional inerente às nossas tentativas de fazer várias tarefas ao mesmo tempo. Ou, como define um artigo no site de notícias Quartz, “um sistema de gerenciamento de tempo que explode o mito da multitarefa”.

“Multitarefa é provavelmente a habilidade mais superestimada na vida moderna. Drena seu cérebro de glicose oxigenada que poderia ser usada para prestar atenção mais focada, torna difícil para uma pessoa alternar entre tarefas e geralmente é uma ilusão de qualquer maneira”, escreve Lila MacLellan, repórter do Quartz. “Apenas 3% da população é ‘supertasker’, de acordo com um estudo da Universidade de Ohio. O resto de nós apenas finge ser.”

Jamens Benson, autor de “Personal Kanban: Mapping work-navigating life”, disse ao Quartz que o kanban industrial era uma maneira para a Toyota evitar a superprodução. Já o kanban pessoal trabalha com dois princípios: visualize seu trabalho e limite seu número total de trabalhos em andamento. Eis o método:

 

  • Ache um quadro no qual você usar ímãs ou post-its. Nele, crie três colunas: opções, fazendo e concluído.
  • Escreva suas tarefas individuais em cartões separados. Você pode personalizar esses bilhetes por urgência ou tipo de atividade (talvez pessoal e comercial) com cores ou símbolos. Coloque todos esses cartões na coluna “opções”.
  • A partir dessa coluna, escolha não mais do que três para mover para a coluna do meio, “fazendo”. Esses são os trabalhos em andamento, em que você foca por um prazo de sua escolha.
  • Quando uma tarefa estiver concluída, mova-a para a coluna “concluído” e escolha uma nova opção para puxar para “fazendo”.

“A coluna ‘opções’ permite ver tudo que está na sua lista e avaliar o que é gerenciável ou não”, escreve Lila. A coluna do meio é o “agora” que mais interessa, de acordo com Benson, e nunca deve contar mais de três itens. “Começar, mas não terminar, muitos projetos coloca uma pessoa sob o risco do chamado efeito Zeigarnik, nomeado em homenagem a Bluma Zeigarnik, um psiquiatra russo que, na década de 1920, descobriu que as pessoas são melhores em lembrar tarefas inacabadas do que as concluídas”, observa Lila. “Logo, o “apelo da coluna ‘concluído’ não precisa de elaboração.”

Benson criou o “personal kanban” para desenvolvedores de software há cerca de dez anos, mas disse ao Quartz que os profissionais de TI não estavam interessados. Hoje, vários programas de software populares são baseados no sistema Kanban, incluindo o Trello.